Organizacja imprezy niemasowej, określanej również jako impreza zwykła, wiąże się z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków dla wszystkich jej uczestników oraz spełnienia wymaganych przez regulacje prawne wymagań. Planując imprezę, trzeba pamiętać o wielu istotnych elementach, które omówimy w poniższym artykule. Powiemy również o kwestiach technicznych, bez których przebieg wydarzenia byłby niemożliwy lub bardzo utrudniony. Skupimy się także na wszystkich aspektach nierzucających się w oczy, jednak mających istotny wpływ na komfort uczestników imprezy niemasowej.
Czym jest impreza niemasowa?
Pojęcie imprezy niemasowej najłatwiej wytłumaczyć poprzez zestawienie jej z imprezą masową. Kryterium, za pomocą którego określa się, czy dane wydarzenie zakwalifikujemy jako imprezę masową lub niemasową, jest liczba udostępnionych uczestnikom miejsc. Przy wydarzeniu odbywającym się na terenie otwartym, może zostać udostępnione maksymalnie 999 miejsc, żeby nadal było ono prawnie traktowane jako impreza niemasowa. Od 1000 miejsc będziemy mówić już o imprezie masowej. Trochę inaczej ta kwestia wygląda w przypadku imprez organizowanych na terenie zamkniętym. W przypadku wydarzeń sportowych 300 udostępnionych miejsc będzie oznaczało już imprezę masową, natomiast przy artystyczno-rozrywkowych eventach będzie to 500 udostępnionych miejsc. W praktyce oznacza to, że imprezami niemasowymi mogą być zarówno imprezy organizowane przez urzędy miast i gmin, jak i sportowe, przeprowadzane bez patronatu oficjalnych związków sportowych.
Organizacja imprezy niemasowej – zezwolenie i zawiadomienie
Czy wymagane jest zezwolenie?
Często wśród organizatorów imprez zwykłych pojawiają się wątpliwości, czy trzeba zgłaszać do odpowiednich organów zamiar zorganizowania wydarzenia oraz, czy konieczne jest uzyskanie specjalnego zezwolenia. Będzie to zależało od wielu składowych dotyczących przede wszystkim miejsca i liczby uczestników wydarzenia. Na pewno nie trzeba sobie zaprzątać głowy uzyskiwaniem żadnego dodatkowego zezwolenia w przypadku, gdy impreza niemasowa będzie odbywać się na terenie prywatnym, który nie jest ogólnodostępny (w domu, restauracji, ogrodzie lub innych siedzibach). Jeśli przebieg imprezy nie utrudnia swobodnego funkcjonowania nieuczestniczącym w niej osobom, czyli np. nie zaburza porządku poruszania się po ulicy, chodnikach i poboczach, a liczba miejsc zorganizowanych dla uczestników jest mniejsza niż wskazana przez ustawę o bezpieczeństwie imprez masowych, to również nie będzie wymagane uzyskanie żadnego zezwolenia na organizację wydarzenia.
Kiedy należy złożyć zawiadomienie o organizacji imprezy niemasowej?
Imprezy zwykłe, których organizację należy zgłosić do odpowiedniego ze względu na miejsce organu gminy – to imprezy artystyczne i rozrywkowe zorganizowane w ramach działalności kulturalnej. Zawiadomienie powinno zostać dostarczone 30 dni przed terminem wydarzenia i zawierać następujące informacje:
- imię, nazwisko, nazwę podmiotu organizującego wydarzenie, siedzibę oraz dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji);
- rodzaj i charakter imprezy;
- datę, miejsce, godzinę rozpoczęcia, czas trwania, przybliżoną liczbę uczestników;
- określenie środków stosowanych do zapewnienia odpowiednich standardów bezpieczeństwa podczas trwania wydarzenia.
W niektórych przypadkach do zawiadomienia powinno dołączyć się dokumenty potwierdzające możliwości na zorganizowanie imprezy, jak np. zgoda właściciela lub instytucji na udostępnienie lokalu.
Złożenie zawiadomienia nie oznacza konieczności uzyskania zezwolenia. Chodzi jedynie o notyfikację faktu, że impreza będzie miała miejsce. Zatem nie trzeba czekać na zgodę organu gminy. Zawiadomienie ma służyć jedynie instytucji administracji publicznej, która pełni kontrolę nad tym, żeby obiekt, w którym wydarzenie będzie się odbywało, został odpowiednio przygotowany i spełniał standardy bezpieczeństwa.
Jak zorganizować imprezę niemasową?
Żeby mieć pewność, że impreza niemasowa przebiega według założonego planu, przed jej organizacją warto określić kilka istotnych kwestii takich jak:
- Cel imprezy: odpowiedź na 2 pytania. Po co organizujesz imprezę? Co chcesz osiągnąć przez jej organizację?
- Budżet: warto określić kwoty na poszczególne wydatki i trzymać się ich;
- Miejsce: dostosuj miejsce do liczby uczestników i charakteru wydarzenia;
- Harmonogram: wybierz datę, która będzie dogodna dla jak największej liczby uczestników;
- Źródło: z którego społeczeństwo dowie się o wydarzeniu: mogą to być np. plakaty, zaproszenia lub wydarzenia online;
- Rozrywka i aktywności: zapewnij rozrywkę dostosowaną do charakteru wydarzenia i zapewnij możliwość aktywnego uczestnictwa w wydarzeniu;
- Dekoracje: dzięki dekoracjom łatwiej uwypuklisz główny temat imprezy niemasowej;
- Atmosfera: zapewnienie odpowiednich świateł, muzyki i innych elementów;
- Komunikacja: zadbaj o przejrzystość komunikacji pomiędzy organizatorem a uczestnikami oraz między samymi uczestnikami.
Zaplecze sanitarne – czyli nieodzowny element wielu imprez
Chociaż w budynkach, w których organizowane są imprezy niemasowe, zazwyczaj jest dostęp do bieżącej wody i kanalizacji, to w przypadku imprez plenerowych sytuacja często wygląda zgoła inaczej. Trudno wyobrazić sobie jej przebieg bez możliwości skorzystania z toalety lub umycia rąk. W tej sytuacji warto skorzystać z oferty wynajmu toalet przenośnych, takiej, jaką świadczy np. firma WC Serwis. Wpłynie to znacznie na komfort uczestników imprezy, a Tobie sam proces wynajmu online zajmie tylko 2 minuty. Dzięki szybkiej i prostej możliwości zapewnienia zaplecza sanitarnego imprezy będziesz mógł poświęcić więcej czasu i skupienia na inne elementy związane z organizacją wydarzenia.
Czy na imprezach niemasowych powinno zapewnić się opiekę medyczną?
Chociaż prawnie nigdzie nie jest uregulowane, że obecność ratowników medycznych na imprezach masowych jest wymagana, to jednak, w zależności od charakteru imprezy, warto przemyśleć tę kwestię. Wypadki chodzą po ludziach, a jeśli mamy do czynienia z imprezą, na której jest 50, 100, 150 i więcej osób, to prawdopodobieństwo, że komuś może się stać coś złego, znacznie wzrasta. Niefortunny upadek, zderzenie, zasłabnięcie itd. – to wszystko może się w każdej chwili przydarzyć, dlatego współpracując z ratownikami medycznymi podczas wydarzenia, zyskujesz poczucie bezpieczeństwa oraz będziesz mógł skupić się na innych sprawach związanych z imprezą.
Inne kwestie związane z bezpieczeństwem podczas imprezy niemasowej
W niektórych przypadkach zatrudnienie ochroniarzy będzie dobrym rozwiązaniem. Mimo że najem ochrony znacznie częściej znajdzie zastosowanie przy organizacji imprez masowych, to jednak podczas imprez zwykłych również może dojść do wielu nieprzyjemnych incydentów, na które – bez obecności ochroniarzy – będą mogły zareagować dopiero wezwane służby. Nie będą one jednak miały możliwości natychmiastowej reakcji i pojawią się po kilkunastu minutach, kiedy to już większość konfliktów zostanie zażegnana i zbierze swoje nieprzyjemne żniwo.
