Pracodawcy przy organizowaniu eventów firmowych coraz chętniej wybierają otwartą przestrzeń na łonie natury, zamiast zamkniętych korporacyjnych ścian. Jest to zazwyczaj miła odskocznia dla pracowników, którzy całymi dniami siedzą w budynku z tymi samymi osobami. Zmiana otoczenia niejednokrotnie pozwala na otworzenie się osobom, które w firmowych warunkach by tego nie zrobiły. W poniższym artykule powiemy, jak zorganizować udaną imprezę plenerową dla firmy oraz jakie elementy mogą okazać się przydatne przy tym zadaniu.
Impreza plenerowa – czym jest i jakie są jej rodzaje
Impreza plenerowa, jak sama nazwa wskazuje, to impreza, która odbywa się na świeżym powietrzu. Jest coraz częściej wybieraną przez przedsiębiorców formą imprez firmowych, zwłaszcza w okresie wiosenno-letnim, a nawet jesiennym. Zazwyczaj określa się jej kilka rodzajów, takich jak:
- bankiety,
- szkolenia,
- imprezy integracyjne,
- pikniki,
- warsztaty,
- konferencje,
- festyny,
- koncerty.
Każdy z wymienionych rodzajów może wymagać zupełnie innego podejścia do jego organizacji. W końcu o całkiem inne wyposażenie trzeba będzie zadbać podczas pikniku, a inne podczas koncertu.
Organizacja firmowej imprezy plenerowej krok po kroku
W pierwszej kolejności należy ustalić charakter imprezy, ponieważ to będzie miało decydujący wpływ na kolejne posunięcia związane z organizacją. W przypadku imprez firmowych głównym wyznacznikiem powinny być zainteresowania i upodobania kadry pracowniczej oraz klientów, którzy pojawią się na wydarzeniu. Na tym etapie warto również ustalić termin eventu, ponieważ w przypadku korzystania z pomocy firm profesjonalnie zajmujących się organizacją imprez plenerowych, terminy są często zarezerwowane nawet rok do przodu. W następnej kolejności należy wybrać także miejsce wydarzenia. Przy tej decyzji najlepiej wziąć pod uwagę ilość dostępnej przestrzeni oraz względy estetyczne. Później można skupić się na detalach, czyli określeniu wystroju i dekoracji. Na końcu należy zadbać o atrakcje plenerowe. Nie oznacza to jednak, że są one najmniej ważne – wręcz przeciwnie – to właśnie one pozwolą wszystkim uczestnikom imprezy dobrze się bawić.
Ustalenie budżetu imprezy plenerowej w firmie
W teorii organizacja eventu na świeżym powietrzu powinna być tańsza niż bankiety wystawiane w kosztownych restauracjach, chyba że zapewnimy bardzo drogie plenerowe atrakcje. Zazwyczaj jednak wydarzenie plenerowe będzie wiązało się z mniejszymi wydatkami. Nie warto od razu określać konkretnej kwoty, którą zamierzamy przeznaczyć na jej organizację. Lepszym rozwiązaniem będzie ustalenie górnej i dolnej granicy budżetu, a następnie działanie w tym zakresie. Koszty związane z cateringiem, atrakcjami, dekoracjami i wszystkimi innymi wydatkami, w większości przypadków okażą się wyższe, niż się spodziewasz. Mimo tego – nie rezygnuj. W końcu na imprezach najbardziej liczy się atmosfera i klimat, które można zapewnić na wiele innych sposobów. Z jednej strony, im więcej włożysz pieniędzy w organizację eventu, tym większa szansa, że bardziej przypadnie do gustu jego uczestnikom, jednak z drugiej strony – nie jest to gwarancją sukcesu.
Zaplecze sanitarne imprez plenerowych
Firmowe eventy na świeżym powietrzu mogą być organizowane w miejscu, w którym nie ma dostępu do bieżącej wody i kanalizacji. Wówczas pojawia się problem sanitarny, ponieważ uczestnicy nie mają możliwości skorzystania z toalety oraz umycia rąk. W tej sytuacji najlepszą opcją będzie wynajem przenośnych toalet. Ich liczbę najlepiej dostosować do liczby uczestników imprezy plenerowej. Usługę wynajmu mobilnych toalet świadczy firma WC Serwis, będąca liderem na rynku w szybkim i bezproblemowym wynajmie toalet przez internet. Sanitariaty są regularnie serwisowane i dezynfekowane, dzięki czemu zyskujesz gwarancję, że na miejsce firmowej imprezy plenerowej dostarczone zostaną świeże i pachnące kabiny.
Zagrożenia wynikające z organizacji imprezy firmowej na świeżym powietrzu
Największym zagrożeniem i najczęściej psującym plany czynnikiem jest oczywiście pogoda. Rozpoczynając przygotowania do zorganizowania eventu, nie można przewidzieć, jaki kaprys będzie miała tym razem Matka Natura. Oczywiste jest, że impreza plenerowa nie będzie mogła się odbyć podczas intensywnej ulewy lub wichury, która porwałaby wszystkie przekąski ze stołów. Eventy na świeżym powietrzu generują również dużą liczbę odpadów, takich jak np. jednorazowe naczynia i sztućce, kartony, opakowania po posiłkach dostarczonych przez catering oraz inne związane z obsługą imprezy. Aby uniknąć zaśmiecenia terenu, na którym odbywa się impreza, najlepiej zadbać o odpowiedni system utylizacji odpadów oraz recyklingu. Kosze na śmieci powinny zostać usytuowane w widocznym miejscu i w odpowiednim oddaleniu od uczestników imprezy. Zminimalizuje to ryzyko wyrzucania przez gości śmieci na ziemię.
Catering jako zaplecze gastronomiczne firmowej imprezy plenerowej
O ile impreza plenerowa nie odbywa się w pobliżu punktów gastronomicznych, a zazwyczaj tak jest, to zapewnienie uczestnikom wydarzenia ciepłego posiłku będzie wymagało skorzystania z oferty firmy cateringowej. Menu najlepiej wybrać pod kątem upodobań swoich pracowników, a jeśli nie ma się zbyt dużej wiedzy na ten temat, to warto poszukać bezpiecznych rozwiązań – czyli klasycznych potraw zazwyczaj podawanych na imprezach okolicznościowych, takich jak np. kotlet schabowy, gulasz lub kiełbasa. Na imprezach plenerowych doskonałym pomysłem będzie także rozpalenie grilla. Należy podać firmie cateringowej informacje o przybliżonej liczbie osób biorących udział w imprezie oraz o jej charakterze, dzięki czemu będą mogli dostosować swoją ofertę do organizowanego przez nas wydarzenia firmowego, a niekiedy doradzą również w kwestiach organizacyjnych. Często posiadają w swojej ofercie możliwość wynajmu przydatnego sprzętu lub obsługi, które – zwłaszcza przy większych wydarzeniach – będą wręcz nieocenione.
Jakie atrakcje zapewnić podczas firmowej imprezy plenerowej?
Nawet najlepiej zorganizowana impreza plenerowa nie spodoba się pracownikom, jeśli zabraknie na niej atrakcji, które pomogą im się zrelaksować i odprężyć. W zależności od charakteru imprezy warto zapewnić oprawę muzyczną podczas trwania eventu. Nie musi to być od razu wynajem zespołu na żywo. Czasami w zupełności wystarczy muzyka puszczana z głośników, która zapewni przyjemny nastrój i atmosferę. Najlepsze atrakcje to te, które będą dostosowane do zainteresowań Twoich pracowników. Niektórzy lubią gry planszowe, quizy, karaoke, tańce i chętnie będą uczestniczyć w aktywnościach, które im zorganizujesz. Inni natomiast będą woleli dobrze zjeść, napić się wina i w spokoju porozmawiać przy stole.
Imprezy firmowe w plenerze
Organizacja wydarzeń firmowych na świeżym powietrzu będzie wymagała poświęcenia trochę czasu i uwagi, a w wielu przypadkach działania z dość dużym wyprzedzeniem. Jednak jeśli zadba się o wszystkie kwestie zawarte w tym artykule, to impreza firmowa powinna zakończyć się sukcesem, a jej uczestnicy wrócą do swoich domów zadowoleni.
